Come si sceglie una location per eventi? Un approccio ideale consiste nel cercare di identificare il punto di forza che contraddistingue il posto a cui si sta pensando. Per esempio, un agriturismo è perfetto quando si ha la necessità di favorire un senso di intimità tra i partecipanti, per esempio per rafforzare la coesione all’interno di un gruppo di lavoro. 
Nel caso in cui si sia in cerca di una Location per eventi di alto profilo, invece, si potrebbe puntare per un hotel a 5 stelle, capace di coniugare comfort e lusso. Una residenza storica, infine, potrebbe rivelarsi eccellente per un convegno destinato ad intrecciare tradizioni culturali e ricercatezza.
L’importanza della location
A volte gli organizzatori di eventi tendono a focalizzarsi su altri aspetti e, dunque, finiscono per sottovalutare l’importanza della location ai fini del successo della manifestazione. Non bisogna commettere lo sbaglio di pensare che un posto valga l’altro: è evidente che uno stesso spazio congressuale, per esempio, garantisce una resa diversa se i partecipanti sono 50 o 400. Cercare una sala in linea con le esigenze che ci si propone di soddisfare vuol dire mettere a proprio agio tutti coloro che interverranno.
La posizione
A tal proposito, è essenziale che la location per eventi a cui si mira sia facile da raggiungere. L’ubicazione, in effetti, è uno dei principali criteri che è bene tenere in considerazione. Non ha senso optare per una struttura bella e maestosa ma distante da tutte le più importanti vie di comunicazione: al contrario, è sempre opportuno tenere conto della distanza rispetto alle fermate della metropolitana, alla stazione dei treni, all’aeroporto, e così via. Non si può prescindere dalla regola della vicinanza, ovviamente valutando quali saranno i mezzi di trasporto utilizzati dai partecipanti.
Come raggiungere la location
Quando la maggior parte degli ospiti si sposta in automobile, è necessario pensare non solo alla distanza dai raccordi autostradali, ma anche alla disponibilità di parcheggi, se possibile gratuiti. Anche la presenza di mezzi di trasporto pubblici nei paraggi è un parametro a cui fare riferimento. D’altro canto, in alcune occasioni le location più adatte si dimostrano proprio quelle che sono più fuori porta: molto dipende dall’obiettivo che ci si propone di raggiungere. Per un evento di team building aziendale, l’isolamento dalla città non può far male, anzi: così si può optare per una villa di campagna o per un agriturismo. L’importante è riuscire ad assicurare uno spostamento agevole anche nel caso in cui la destinazione sia lontana.
La grandezza degli spazi
Nel novero delle caratteristiche a cui si deve prestare attenzione per la scelta di una location per eventi ci sono anche le dimensioni della sala. Occorre, a questo proposito, avere un’idea di massima del numero di persone che interverranno: è davvero spiacevole la situazione in cui una sala eccessivamente piccola costringe alcuni dei presenti a sedersi per terra perché tutte le sedute sono già occupate. In proporzione all’affluenza che si prevede, comunque, è bene evitare anche i locali eccessivamente grandi, poiché essi rischiano di sembrare vuoti o deserti.
La raccolta delle adesioni
Conoscere il numero di persone che prenderanno parte al convegno è una delle incognite più preoccupanti per qualsiasi organizzatore di eventi. Ecco perché si può pensare di raccogliere le adesioni, sollecitando le conferme con una mail o con un sito web. In alternativa, si potrebbe anche pensare di creare un evento a numero chiuso, sia per sapere che non si andrà oltre una certa soglia di partecipanti, sia per stimolare chi è interessato a confermare la propria presenza prima che sia troppo tardi.
